Zásady ochrany osobních údajů a cookies

1.Úvod

Tyto zásady vysvětlují, jak Správce zpracovává osobní údaje návštěvníků webových stránek, zákazníků, účastníků kurzů, konzultací, webinářů, rekvalifikačních kurzů, odběratelů newsletteru a dalších osob, které využívají služby Správce.

Některé činnosti přitom Správce zajišťuje společně se společností ERP Institut, s.r.o., a to v postavení společných správců podle čl. 26 GDPR. Podrobnosti uvádíme v čl. 3 těchto zásad.

Při zpracování osobních údajů postupujeme zejména podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“), zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, a zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích.

2.Důležité pojmy

Osobní údaje jsou informace, které se vztahují ke konkrétní fyzické osobě nebo podle kterých lze takovou osobu přímo či nepřímo identifikovat. Jde například o jméno, příjmení, e-mail, telefon, fakturační údaje, údaje o objednávce, IP adresu nebo údaje z komunikace.

Subjekt údajů je fyzická osoba, jejíž osobní údaje zpracováváme.

Správce je osoba nebo společnost, která určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů. V tomto dokumentu je správcem Your Grow, s.r.o.

Společní správci jsou dva nebo více správců, kteří společně určují účely a prostředky zpracování. V tomto dokumentu jde o Your Grow, s.r.o., a ERP Institut, s.r.o., a to v rozsahu popsaném v čl. 3.

Zpracovatel je osoba nebo společnost, která pro Správce osobní údaje zpracovává na základě jeho pokynů, například poskytovatel e-mailového nástroje, fakturačního a objednávkového systému, webhostingu, online výukové nebo členské platformy nebo účetních služeb.

Zvláštní kategorie osobních údajů jsou citlivé údaje, například údaje o zdravotním stavu, náboženském vyznání, politických názorech, členství v odborech nebo sexuální orientaci. Tyto údaje běžně nevyžadujeme. Pokud nám je někdo sdělí dobrovolně, zpracováváme je jen v nezbytném rozsahu a pouze tehdy, pokud k tomu existuje právní důvod.

3.Společné zpracování se společností ERP Institut, s.r.o.

Společnosti Your Grow, s.r.o., a ERP Institut, s.r.o., spolupracují v oblasti digitálního vzdělávání a u vymezených činností společně určují účely a prostředky zpracování osobních údajů. V tomto rozsahu vystupují jako společní správci ve smyslu čl. 26 GDPR.

Společné zpracování se týká zejména těchto oblastí (v rozsahu, v jakém jsou skutečně sdíleny):

• sdílené systémy pro objednávky, prodejní formuláře, fakturaci a správu přístupů ke kurzům;
• sdílená zákaznická a kontaktní databáze a systém pro rozesílání e-mailů a newsletteru;
• společná správa online výukové a členské platformy a zpřístupňování zakoupeného obsahu;
• vzájemná nabídka navazujících kurzů a vzdělávacích produktů obou společností;
• společné technické, administrativní a marketingové zázemí.

V souladu s čl. 26 odst. 1 GDPR mají společní správci uzavřeno transparentní ujednání, které vymezuje jejich podíl na odpovědnosti za plnění povinností podle GDPR, zejména za výkon práv subjektů údajů a za poskytování informací podle čl. 13 a 14 GDPR. Podstata tohoto ujednání je následující:

• každý ze správců odpovídá za zpracování, které provádí v rámci vlastní činnosti a prostřednictvím vlastních kanálů (vlastní web, vlastní objednávky, vlastní kurzy);
• u sdílených systémů a společných činností nesou odpovědnost společně a o konkrétním rozdělení úkolů se dohodli v interním ujednání;
• společným kontaktním místem pro uplatnění práv a pro dotazy ke zpracování je info @ yourgrow.cz; obrátit se však můžete na kteroukoliv z obou společností.

Bez ohledu na uvedené ujednání můžete podle čl. 26 odst. 3 GDPR uplatnit svá práva u kteréhokoliv ze společných správců i vůči němu. Společní správci si v případě potřeby předají Vaši žádost tak, aby byla řádně a včas vyřízena.

Tam, kde jedna ze společností zpracovává osobní údaje pouze na pokyn druhé a pro její účely, vystupuje v postavení zpracovatele a zpracování probíhá na základě smlouvy o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.

4.Jaké osobní údaje můžeme zpracovávat

Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které potřebujeme pro konkrétní účel. Podle povahy služby může jít zejména o:

• identifikační údaje – jméno, příjmení, případně název firmy a IČO;
• kontaktní údaje – e-mail, telefon, korespondenční nebo fakturační adresa;
• fakturační a platební údaje – údaje potřebné pro objednávku, platbu, fakturaci a účetnictví;
• údaje o objednaných službách – zvolený kurz, termín, účast, zakoupený produkt, stav objednávky, komunikace k objednávce;
• údaje z komunikace – zprávy z e-mailu, kontaktních formulářů, telefonické komunikace nebo sociálních sítí;
• údaje související s online výukou – jméno účastníka v online místnosti, e-mail, chat, hlas, obraz, údaje o připojení a případně záznam lekce;
• údaje související s rekvalifikačními kurzy a kurzy hrazenými úřadem práce – údaje potřebné pro evidenci účasti, docházku, komunikaci s úřadem práce, MPSV nebo jiným příslušným subjektem;
• technické údaje – IP adresa, cookies, typ zařízení, prohlížeč, informace o používání webu;
• marketingové údaje – souhlasy, odhlášení z newsletteru, reakce na e-mailové kampaně, pokud je používáme.

5.Účely a právní základy zpracování

6.Newsletter a obchodní sdělení

Newsletter zasíláme osobám, které se k odběru přihlásily, nebo zákazníkům v případech, kdy nám to umožňuje zákon. Newsletter může obsahovat novinky, pozvánky na kurzy, vzdělávací tipy, nabídky služeb a informace související s digitálním vzděláváním společností YourGrow a ERP Institut.

Každý odběratel se může kdykoliv odhlásit kliknutím na odhlašovací odkaz v e-mailu nebo zasláním zprávy na info @ yourgrow.cz.

Souhlas se zasíláním newsletteru evidujeme tak, abychom byli schopni prokázat, kdy a jak byl udělen. Doporučeným postupem je potvrzení přihlášení přes e-mailový odkaz, tedy tzv. double opt-in.

7.Online kurzy, webináře a záznamy

Kurzy, webináře a konzultace mohou probíhat online, například přes Zoom, Google Meet nebo obdobnou platformu. V rámci online výuky může být zpracováno jméno účastníka, e-mail, hlas, obraz, chat, údaje o připojení a případně záznam lekce.

Zakoupené online kurzy a vzdělávací obsah mohou být zpřístupněny prostřednictvím členské sekce na webu. Pro správu účtů, přihlašování a zpřístupnění zakoupeného obsahu používáme členský systém provozovaný v rámci objednávkové a členské platformy (viz čl. 10). V této souvislosti zpracováváme zejména uživatelské jméno, e-mail, údaje o přihlášení, o zakoupených sekcích a o době platnosti přístupu.

Záznam lekce může být pořízen zejména proto, aby byl zpřístupněn účastníkům kurzu, aby bylo možné doložit průběh výuky, nebo aby bylo možné zajistit kvalitu poskytované služby. Přístup k záznamu je určen zpravidla účastníkům daného kurzu a po dobu uvedenou u konkrétní služby, v obchodních podmínkách nebo v objednávce.

Pokud má být záznam, fotografie, reference nebo jiný výstup použit veřejně nebo marketingově, například na webu, sociálních sítích nebo v reklamě, vyžádáme si k tomu samostatný souhlas, pokud není dán jiný právní důvod.

Účastník může při běžné online výuce využít nastavení platformy, například vypnutí kamery nebo mikrofonu, pokud to nebrání realizaci kurzu. U zkoušek, rekvalifikací nebo situací, kde je nutné ověření účasti či identity, mohou být požadavky přísnější podle podmínek dané služby.

8.Rekvalifikační kurzy a kurzy hrazené třetí stranou

Pokud se účastník hlásí na rekvalifikační kurz, kurz hrazený úřadem práce nebo jiným subjektem, můžeme zpracovávat také údaje potřebné pro administraci takového kurzu. Může jít zejména o identifikační a kontaktní údaje, údaje o přihlášce, docházce, plnění podmínek kurzu, výsledku zkoušky, komunikaci s příslušným úřadem nebo o dokumenty vyžadované pravidly konkrétního programu.

Tyto údaje zpracováváme v rozsahu nezbytném pro poskytnutí kurzu, splnění smluvních podmínek, právních povinností, pravidel akreditace nebo požadavků příslušného úřadu či dotačního programu.

9.Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná pro daný účel, nebo po dobu, kterou nám ukládají právní předpisy. Obvykle platí:

• údaje k objednávce a smluvnímu vztahu uchováváme po dobu trvání smlouvy a následně po dobu potřebnou pro ochranu právních nároků;
• účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou účetními a daňovými předpisy, obvykle 5 až 10 let podle typu dokladu a povinnosti;
• údaje pro newsletter uchováváme do odhlášení z odběru nebo odvolání souhlasu; informaci o udělení nebo odvolání souhlasu můžeme uchovávat po dobu potřebnou k prokázání splnění právních povinností;
• údaje z kontaktních formulářů uchováváme po dobu potřebnou k vyřízení dotazu a případné následné komunikaci;
• záznamy online lekcí uchováváme po dobu uvedenou u konkrétní služby, v obchodních podmínkách nebo v objednávce, případně po dobu nezbytnou pro doložení poskytnutí služby;
• údaje související s rekvalifikací, akreditací nebo dotací uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy, podmínkami akreditace, smlouvou nebo pravidly příslušného programu;
• cookies uchováváme po dobu uvedenou v cookie liště nebo v nastavení cookies na webu.

10.Kdo má k osobním údajům přístup

K osobním údajům má přístup Správce, Společný správce, jejich spolupracovníci a dodavatelé pouze v rozsahu nezbytném pro jejich činnost. Může jít zejména o:

• lektory, administrativní podporu a osoby zajišťující zákaznickou komunikaci;
• poskytovatele webhostingu, správy webu a IT služeb;
• poskytovatele e-mailového a marketingového systému, například Ecomail nebo obdobný nástroj;
• poskytovatele objednávkového, prodejního a členského systému, který zajišťuje prodejní formuláře, fakturaci, správu klientských účtů, přihlašování do členské sekce a zpřístupnění zakoupeného obsahu;
• poskytovatele fakturačního a účetního systému, například Fakturoid, iDoklad nebo obdobný nástroj;
• účetní, daňové a právní poradce;
• poskytovatele online výukových platforem, například Zoom, Google Meet nebo Google Workspace;
• poskytovatele analytických a reklamních nástrojů, například Google, Meta/Facebook, Seznam nebo obdobné platformy, pokud jsou na webu aktivně používány;
• platební brány, banky a další subjekty zapojené do platby;
• orgány veřejné moci, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon nebo pravidla konkrétního kurzu či programu.

Se zpracovateli osobních údajů uzavíráme odpovídající smluvní ujednání o zpracování osobních údajů, pokud to právní předpisy vyžadují. Vztah mezi Your Grow, s.r.o., a ERP Institut, s.r.o., se v rozsahu společného zpracování řídí čl. 3 těchto zásad.

11.Předávání osobních údajů mimo EU/EHP

Některé online nástroje a digitální služby mohou být poskytovány společnostmi se sídlem mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor. Pokud dochází k předání osobních údajů mimo EU/EHP, dbáme na to, aby bylo provedeno v souladu s GDPR, například na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek, EU-US Data Privacy Frameworku u certifikovaných příjemců nebo jiného platného mechanismu.

Konkrétní rozsah předávání závisí na používaných nástrojích a jejich nastavení. U webových cookies a nástrojů třetích stran jsou podrobnosti uvedeny v cookie liště nebo v nastavení cookies na webu.

12.Práva subjektů údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména tato práva:

• právo na přístup ke svým osobním údajům;
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů;
• právo na výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
• právo na omezení zpracování;
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• právo na přenositelnost údajů, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a probíhá automatizovaně;
• právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu;
• právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování včetně profilování, pokud by mělo právní nebo obdobně významné účinky.

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na info @ yourgrow.cz. V rozsahu společného zpracování se můžete obrátit i na společnost ERP Institut, s.r.o. Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do jednoho měsíce od jejího obdržení.

Pokud se domníváte, že s Vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail posta @ uoou.cz, datová schránka qkbaa2n.

13.Cookies

Webové stránky www.yourgrow.cz používají cookies a obdobné technologie. Cookies jsou malé soubory nebo identifikátory, které se ukládají do zařízení uživatele nebo umožňují přístup k informacím uloženým v zařízení uživatele.

13.1 Technické cookies

Technické cookies jsou nezbytné pro správné fungování webu. Pomáhají například s načtením stránek, zabezpečením, odesláním formuláře, přihlášením do členské sekce, zapamatováním základních nastavení nebo fungováním objednávkového procesu. Tyto cookies můžeme používat bez souhlasu, protože jsou nezbytné pro fungování webu nebo služby, kterou uživatel výslovně požaduje.

13.2 Analytické cookies

Analytické cookies nám pomáhají zjistit, jak návštěvníci používají web, které stránky navštěvují a co je potřeba zlepšit. Pokud nejde o řešení, které podle platných pravidel nevyžaduje souhlas, používáme analytické cookies pouze na základě předchozího souhlasu uživatele.

13.3 Marketingové cookies

Marketingové cookies slouží k měření účinnosti reklamy, remarketingu a zobrazování relevantního obsahu nebo nabídek. Tyto cookies používáme pouze na základě předchozího souhlasu uživatele.

13.4 Vložený obsah a cookies třetích stran

Na webu může být vložen obsah třetích stran, například videa, mapy, formuláře, platební prvky nebo prvky sociálních sítí. Takový obsah může používat vlastní cookies nebo obdobné technologie. Může jít například o služby Google, YouTube, Meta/Facebook, Seznam, platební brány, e-mailové nástroje nebo další poskytovatele podle aktuálního nastavení webu.

13.5 Nastavení a odvolání souhlasu

Uživatel může svůj souhlas s analytickými a marketingovými cookies kdykoliv změnit nebo odvolat prostřednictvím cookie lišty nebo odkazu „Spravovat souhlas“ / „Nastavení cookies“ dostupného na webu.

Odmítnutí analytických nebo marketingových cookies nemá vliv na základní funkčnost webu. Některé doplňkové funkce, například vložený obsah nebo personalizovaná reklama, však mohou být omezené.

Souhlas s cookies nesmí být předem zaškrtnutý a nelze jej bezpečně nahrazovat pouhou informací, že uživatel pokračováním na webu souhlasí. Uživatel musí mít možnost svobodně zvolit, které kategorie cookies povolí, a souhlas jednoduše odvolat.

14.Zabezpečení osobních údajů

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, změnou nebo zveřejněním. Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují pro výkon své činnosti.

U digitálních nástrojů dbáme na přístupová oprávnění, zabezpečení účtů, přiměřenou správu hesel a smluvní nastavení s dodavateli.

15.Závěrečná ustanovení

Tyto zásady můžeme aktualizovat zejména při změně právních předpisů, používaných nástrojů, služeb nebo způsobu zpracování osobních údajů.

Aktuální verze zásad je vždy dostupná na webových stránkách www.yourgrow.cz.

Tyto zásady jsou účinné od 1. 4. 2026.